Användarvillkor

1. Allmänt

Dessa allmänna villkor ("Villkoren") gäller mellan Sitter IT AB, org.nr 559250-7592, ("Leverantören") och den juridiska eller fysiska person som registrerar sig för och använder tjänsten SelfInvoice ("Kunden").

Genom att skapa ett konto och använda tjänsten godkänner Kunden dessa Villkor i sin helhet.

2. Tjänsten

SelfInvoice är en molnbaserad tjänst som läser leverantörsfakturor ur Kundens ekonomisystem (Spiris), ställer samman dem till självfakturor och skickar dem till leverantören som PDF via e-post.

Leverantören förbehåller sig rätten att vidareutveckla, förändra och förbättra tjänstens funktionalitet.

3. Priser och betalning

Pris lämnas efter offert. Avgiften och faktureringsperioden framgår av den offert Kunden accepterat. Om inte annat framgår av offerten gäller följande:

• Fakturering per påbörjad månad. Avgiften debiteras från och med den dag Kunden ansluter ett företag. Ingen återbetalning sker för del av månad.
• Betalningsvillkor: 20 dagar netto. Faktura skickas via e-post i början av varje månad.
• Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen samt en påminnelseavgift.
• Leverantören förbehåller sig rätten att stänga av tjänsten vid utebliven betalning efter två påminnelser.

Leverantören har rätt att justera priset.

Varje prisändring meddelas minst 30 dagar i förväg, via e-post och/eller som meddelande i tjänsten. Vid prishöjning har Kunden rätt att säga upp tjänsten innan det nya priset träder i kraft.

4. Uppsägning

Kunden kan när som helst säga upp tjänsten genom att avsluta sin integration under Inställningar i tjänsten, eller genom att kontakta Leverantören via e-post.

• Ingen uppsägningstid. Uppsägningen träder i kraft omedelbart.
• Ingen återbetalning sker för redan påbörjad och fakturerad månad.
• Efter uppsägning har Kunden en grace period på 45 dagar under vilken historisk data (exporter, betalningar) fortfarande är tillgänglig i skrivskyddat läge. Kunden kan även återaktivera sitt konto under denna period.
• Efter grace periodens utgång raderas alla data relaterade till det uppsagda företaget permanent, inklusive exporthistorik, betalningsinformation och uppladdade filer.

Leverantören har rätt att säga upp tjänsten med 30 dagars varsel. Vid uppsägning från Leverantörens sida sker ingen debitering för perioden efter uppsägningen.

5. Kundens ansvar

• Kunden ansvarar för att uppgifterna i sitt konto, inklusive fakturainformation och företagsuppgifter, är korrekta och uppdaterade.
• Kunden ansvarar för att skydda sina inloggningsuppgifter och att aktivera tvåfaktorsautentisering (2FA) för ökad säkerhet.
• Kunden ansvarar för att användningen av tjänsten sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

6. Leverantörens ansvar

Leverantören strävar efter att tjänsten ska vara tillgänglig dygnet runt men garanterar inte avbrottsfri drift. Planerat underhåll meddelas i förväg när det är möjligt.

Leverantörens totala skadeståndsansvar är begränsat till det belopp som Kunden betalat för tjänsten under de senaste sex (6) månaderna. Leverantören ansvarar inte för indirekta skador, utebliven vinst eller förlust av data som orsakas av tredjepartstjänster, t.ex. ERP-leverantör (Spiris, Visma m.fl.) eller driftsleverantör (Cloudflare).

7. Personuppgifter och data

SelfInvoice behandlar personuppgifter: tjänsten läser leverantörsfakturor ur Kundens ekonomisystem, slår upp leverantörens e-postadress, renderar en självfaktura som PDF och mailar den till leverantören. Det går inte att utföra tjänsten utan denna behandling. Leverantören är personuppgiftsbiträde åt Kunden, som är personuppgiftsansvarig, och behandlingen regleras av ett separat personuppgiftsbiträdesavtal som ingås med varje kund.

Målet är att lagra så lite som möjligt, inte att undvika behandling helt. Följande lagras hos Leverantören, krypterat inom EU/EES:

• ERP-id, leverantörsnummer och namn. Namnet lagras endast i utskickshistoriken.
• Belopp, datum och fakturastatus.
• E-postadress, endast maskerad (t.ex. a*****@testforetaget.se). Den fullständiga adressen hämtas från ERP-systemet vid varje utskick och kastas omedelbart efteråt — den lagras aldrig i klartext, och maskeras även i driftloggar.
• Mejlets ämnesrad. Den sparas ordagrant i utskickshistoriken, och kan sedan den blev redigerbar innehålla text ni själva skrivit. Skriv därför inte personuppgifter i ämnesraden om de inte ska sparas — själva meddelandetexten sparas däremot inte hos oss, se nästa lista.

Utskickshistoriken (vem underlaget gick till, när, med vilken ämnesrad och vilka anteckningar) sparas som revisionsspår — den finns för att kunna besvara frågan om ett underlag har skickats, och raderas när ni väljer Radera utskickshistorik eller Radera allt nedan.

Följande sparas inte utan hämtas från ERP-systemet vid behov, eller byggs och kastas direkt:

• Postadress.
• Anteckningstext — endast anteckningens id sparas.
• Fakturarad- och kundtext — hämtas vid visning.
• Den färdiga PDF:en — byggs vid förhandsgranskning och nedladdning och kastas därefter. Den sparas aldrig.

Utskick sker från faktura@send.sitterit.se. Data delas inte med tredje part utöver vad som krävs för att utföra tjänsten (kommunikation med ERP-systemet och e-postleverantören).

Kunden kan själv radera sina lagrade uppgifter under Inställningar, i tre omfång:

• Töm cachen — speglade namn och nummer raderas, hämtas om automatiskt.
• Radera utskickshistorik — hela utskickshistoriken raderas.
• Radera allt — även regler och mallar raderas. Detta tömmer samtidigt aktivitetsloggen och lämnar kvar en enda rad som dokumenterar raderingen.

Radering sker omedelbart och kan inte ångras.

8. Ändringar av villkoren

Leverantören har rätt att ändra dessa Villkor. Väsentliga ändringar meddelas minst 30 dagar i förväg via e-post. Fortsatt användning av tjänsten efter ändringarnas ikraftträdande innebär att Kunden godkänner de uppdaterade Villkoren.

9. Force majeure

Ingen av parterna ska anses ha brutit mot dessa Villkor om fullgörandet försenats eller förhindrats på grund av omständigheter utanför partens rimliga kontroll, inklusive men inte begränsat till naturkatastrofer, krig, terrorism, pandemi, eldsvåda, översvämning, strejk, lockout, myndighetsåtgärder, avbrott i allmänna kommunikationer, elavbrott eller fel i tredjepartstjänster som parterna är beroende av.

Den drabbade parten ska utan onödigt dröjsmål meddela den andra parten om hindret och dess förväntade varaktighet. Om hindret kvarstår i mer än 90 dagar har vardera parten rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan utan ersättningsskyldighet.

10. Kompletterande villkor

Utöver de kommersiella och särskilda villkor som framgår av detta avtal ska för Sitter IT:s utförande av tjänster även gälla IT&Telekomföretagens (numera TechSverige) "Allmänna bestämmelser IT-projekt", version 2014 ("Branschvillkoren").

Vid eventuell motstridighet mellan detta avtal och Branschvillkoren ska detta avtal äga företräde, om inte annat uttryckligen anges.

11. Tvister

Dessa Villkor regleras av svensk lag. Tvister som uppstår i anledning av Villkoren ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Om parterna inte kan enas ska tvisten avgöras av svensk allmän domstol.

12. Cookies

SelfInvoice använder en enda cookie (sp_session) som är strikt nödvändig för att tjänsten ska fungera. Cookien skapas när du loggar in och används enbart för att hålla dig inloggad under din session.

• Typ: Sessions-cookie för autentisering (strikt nödvändig).
• Livstid: 1 timme från inloggning.
• Säkerhet: HttpOnly, Secure, SameSite=Lax — cookien kan inte läsas av JavaScript och skickas enbart över krypterade anslutningar (HTTPS).
• Tredjepartscookies: Inga. Vi använder inga analys-, marknadsförings- eller spårningscookies.

Eftersom cookien är strikt nödvändig för tjänstens funktion kräver den inget separat samtycke enligt GDPR och ePrivacy-direktivet (2002/58/EG, artikel 5.3).